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Meine Vision: Das beste Office aller Zeiten

Ich liebe die Arbeit in der Verwaltung von Unternehmen. Administrative Abläufe begeistern mich regelrecht - wenn sie gut funktionieren! Guter Service macht Kunden, Mitarbeiter und die Geschäftsleitung einfach zufrieden und glücklich - und wer ist schon gern unglücklich?

 

In beinahe jedem Unternehmen gibt es Optimierungspotenzial in den administrativen Abläufen. Ob Auftragsverarbeitung, Vertragsmanagement, vorbereitende Buchführung oder Empfangsorganisation - viel zu oft werden Arbeiten unterbrochen, weil Informationen unvollständig sind und Rückfragen entstehen, weil bereits gelieferte Informationen nicht auffindbar sind oder weil das Ziel einer Tätigkeit vorab nicht klar definiert wurde.

 

In einer guten Verwaltung ziehen alle an einem Strang! Den Wunsch des Kunden oder Kollegen zu erfüllen, hat oberste Priorität. Das Team geht offen und respektvoll miteinander und mit anderen um. Geprägt von dem Wunsch nach stetiger Verbesserung übernimmt jeder Verantwortung, wird aktiv und bringt sich ein.

 

Mit meiner Arbeit möchte ich den umständlichen, teuren und fehleranfälligen Verwaltungsprozessen in kleinen und mittelständischen Unternehmen endlich den Garaus machen. Nichts ist für einen Mitarbeiter frustrierender als Dinge umständlich, unnötig, doppelt oder falsch zu machen und dafür noch kritisiert zu werden. Ich möchte erreichen, dass möglichst viele kaufmännische Mitarbeiter ihren Job gut und gern und mit Herzblut machen und jeden Tag auf’s Neue mit einem Lächeln zur Arbeit kommen. In das beste Office aller Zeiten!

 

Was ist an Verwaltung schon spannend? ALLES!!

Die Optimierung und Modernisierung von Abläufen in der Verwaltung von Unternehmen ist meine große Leidenschaft. Ich liebe es, zu überlegen, an welchen Stellen Prozesse durch fehlende Daten, unklare Zuständigkeiten, durch Suchen oder Warten unterbrochen werden und wie man diesen Zustand möglichst pragmatisch beheben kann.

 

Organisieren konnte ich schon immer gut, aber dieses Talent hat sich erst in meiner Funktion als Verwaltungsleiterin eines mittelständischen Softwareunternehmens zu einer echten Leidenschaft entwickelt. Im Grunde ist Prozessmanagement nichts anderes als Organisieren: wer muss wann was wie (und ggf. womit) machen, damit am Ende das gewünschte Ergebnis zuverlässig und wiederholbar erreicht wird?

 

Die Stelle als Verwaltungsleiterin bei meinem letzten Arbeitgeber war 2013 ausgeschrieben worden, weil die einzelnen Aufgaben wie Bewerbermanagement, Schulungsorganisation, Angebotserstellung, Faktura oder Eingangsrechnungskontrolle nicht mehr rechtzeitig und in der gewünschten Qualität erledigt wurden. Das Office-Team war in diesem Unternehmen damals das, was es auch heute in vielen anderen kleinen und mittelständischen Unternehmen noch ist: ein sukzessive gewachsenes Team, das im Zuge der Unternehmensexpansion immer mehr Aufgaben übernehmen musste, ohne dass klare Prozesse, Zuständigkeiten, Informationswege oder Vertretungsregeln definiert wurden.

 

Innerhalb von drei Jahren ist es mir und meinem Team gelungen, das schlecht strukturierte traditionelle Office zu einem effizienten, kompetenten und geschätzten Service Center für Kunden und Kollegen auszubauen. Wir haben

  • kollaborative Tools zur effizienteren Informationsverteilung eingeführt,
  • den Prozess der Auftragsabwicklung von der Angebotserstellung bis zur Abrechnung digitalisiert,
  • das Bewerbermanagement verbessert,
  • einen Onboarding-Prozess entwickelt, der neue (und alte) Kollegen begeistert hat,
  • ein Vertriebscontrolling und eine Kostenstellenrechnung eingeführt.

Die Organisation und Verwaltung unserer Kundenschulungen hat durch den Einsatz einer Datenbank ein neues Qualitätsniveau erreicht und Urlaube und Krankheiten haben durch geeignete Vertretungsregelungen nicht mehr zu Bergen von Rückständen geführt.

 

Die Sichtbarkeit des Office-Teams im Unternehmen hat sich in dieser Zeit dramatisch verbessert, weil wir uns gegenüber den Kollegen als Problemlöser für Anliegen aller Art etabliert haben. Wir waren immer hilfsbereit und konsequent freundlich und wurden so als Office zur guten Seele des Unternehmens.

 

Es hat so viel Spaß gemacht, diese Veränderungen und Verbesserungen gemeinsam zu ersinnen und umzusetzen! Jeder hat seine Vorschläge eingebracht, wir haben Dinge ausprobiert, verworfen, verändert und verfeinert. Wir waren mutig, entschlossen, gespannt - und glücklich, wenn unsere Arbeit letztendlich einfacher wurde und schneller ging. Die Verbesserung von Prozessen in der Verwaltung ist mir ein echtes Herzensanliegen, weil sie die Arbeit der Mitarbeiter so viel besser, befriedigender und schöner macht!

Die Vision der guten Verwaltung

Ich bin fest davon überzeugt, dass mit einer gewissen Anleitung und dem richtigen Mindset jeder Mensch in der Lage ist, seine Prozesse zu optimieren. Es kommt nur darauf an, die einzelnen Arbeitsschritte in eine sinnvolle Reihenfolge zu bringen, Zuständigkeiten festzulegen und Informationen an den richtigen Stellen einzufordern bzw. abzuliefern.

 

Diese Botschaft, das entsprechende Know-How und den Mut, in kleinen Schritten einfach anzufangen, möchte ich insbesondere leitenden Mitarbeitern im Bereich Office-Management und Verwaltung vermitteln. Ich möchte erreichen, dass sie sich in ihren Teams mit Hingabe der Verbesserung ihrer Abläufe widmen und selbst erleben, wie sehr das Selbstvertrauen und die Motivation wachsen durch eigenen Fortschritt und Erfolg.

  

Die gute Verwaltung 

  • erledigt Aufgaben zuverlässig und termingerecht,
  • hat gut funktionierende Vertretungsregeln und produziert bei Urlaub oder Krankheit keine Rückstände,
  • überblickt jederzeit die Aufgaben der einzelnen Teammitglieder und die aktuelle Auslastung insgesamt,
  • ist stets auskunftsfähig und liefert korrekte Informationen, Dokumente und Daten,
  • arbeitet zügig und effizient,
  • reagiert flexibel auf Veränderungen und
  • erledigt ihre Aufgaben mit spürbarer Freude.

Das gemeinsame Erarbeiten von Verbesserungen, die erfolgreiche Umsetzung der Maßnahmen und das gemeinschaftliche Feiern der Erfolge schweißen ein Team zusammen und fördern eine Haltung, in dem jeder für den anderen eintritt und die Erreichung gemeinsamer Ziele wichtiger wird als die Leistung Einzelner.


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Kommentare: 2
  • #1

    Karina (Sonntag, 06 Januar 2019 11:38)

    Liebe Andrea,
    Das ist ein sehr interessanter Artikel. Man kann Deine Begeisterung für Deine Arbeit und Pläne spüren. Ich freu mich drauf, mehr von Dir zu lesen und zu sehen wie Du Deine Vision erfüllst.
    Viel Erfolg dabei.
    Karina

  • #2

    Britta (Sonntag, 06 Januar 2019 16:56)

    Liebe Andrea!
    Dein Text ist leicht, begeisternd und ermutigend. Arbeitsprozesse (gerade mit vielen Schnittstellen) zu optimieren ist nicht unmöglich-man muss es anpacken (wollen). Im kleinen Stil habe ich es schon mal geschafft, deswegen bin ich gespannt was es zukünftig von dir zu lesen gibt.
    Liebe Grüße
    Britta

Fehler und Probleme sind wertvolle Chancen, uns stetig weiter zu verbessern.