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Warum das Office der Hotspot des Unternehmens ist

Das Office bildet das administrative Rückgrat kleiner oder junger Unternehmen. Ohne eine exzellente Organisation und Koordination interner Prozesse kann ein Unternehmen nicht wachsen. Durch ihren Einsatz und ihr Auge für die wichtigen Details tragen die Kollegen im Office nachhaltig zum Unternehmenserfolg bei.

Wer, wie, was und warum ist eigentlich “das Office”?

In vielen kleinen und auch mittelständischen Unternehmen existiert (noch) keine komplexe Verwaltung mit einzelnen Abteilungen für die verschiedenen kaufmännischen Aufgaben. Im Gegenteil ist es häufig so, dass sich ein sukzessive gewachsenes Büro- bzw. Officeteam um die wesentlichen oder alle kaufmännischen Angelegenheiten kümmert. 

 

Dazu gehören unter anderem: 

  • Gebäudemanagement
  • Empfang und Konferenzmanagement
  • Assistenz der Geschäftsleitung (insbesondere Terminverwaltung und Travelmanagement)
  • Angebotserstellung, Auftragsbearbeitung und Faktura
  • Rechnungseingangsprüfung
  • Prüfung von Kreditkarten- und Reisekostenabrechnungen
  • Personalverwaltung und Onboarding neuer Mitarbeiter
  • Einkauf von Büromöbeln, Verbrauchsmaterial, Lebensmitteln und Getränken
  • Bearbeitung sonstiger Verwaltungsvorgänge aller Art

Das Office ist damit ein Serviceteam, das zentrale Unterstützungsaufgaben für alle Bereiche des Unternehmen erbringt

Mit Bordmitteln für Ordnung sorgen

Allein die Vielfalt der Themen und die Menge an Schnittstellen machen das Office zu einer der spannendsten und abwechslungsreichsten Abteilungen im gesamten Unternehmen. Um den vielfältigen Aufgaben gerecht zu werden, ohne den Überblick zu verlieren lange Reaktionszeiten zu verursachen, braucht es eine gut durchdachte Organisation!

Sortieren statt Suchen

Täglich treffen jede Menge unterschiedliche Anfragen, Dokumente und Informationen ein. Um die eingehenden Vorgänge effizient bearbeiten zu können, ist es notwendig, eindeutige Eingangskanäle für bestimmte Kategorien von Anfragen zu definieren. Da mittlerweile auch jedes kleine Unternehmen ein

E-Mail-Programm einsetzt, bietet es sich an, dessen Funktionen für die Kategorisierung der verschiedenen Vorgänge zu nutzen. Aussagekräftig bezeichnete E-Mail-Postfächer für die einzelnen kaufmännischen Funktionen wie Rechnungsprüfung, Empfang, Reisekosten oder Bewerbungen strukturieren die eingehenden Sachverhalte sinnvoll vor und sorgen für einen besseren Überblick.

 

Es zahlt sich übrigens aus, die Kollegen ggf. an die Verwendung des richtigen Postfachs zu erinnern und damit die Kommunikation in den falschen Kanal oder das ausgesprochen beliebte Zurufen von Informationen oder Anliegen auf dem Flur nachhaltig zu unterbinden.

 

Anfragen für Konferenzräume beispielsweise lassen sich ebenfalls sehr gut über E-Mail-Postfächer verwalten. Jeder Konferenzraum bekommt ein eigenes E-Mail-Postfach mit Kalenderfunktion und kann wie jeder andere Teilnehmer zum Termin mit eingeladen werden. Ist der Raum-Kalender für sämtliche Mitarbeiter zur Ansicht freigegeben, kann jeder vor der Buchungsanfrage nachsehen, ob der der Raum zum Wunschtermin frei ist. Die Hoheit über die Zu- oder Absage von Terminen liegt im Office.

 

Grundsätzlich gilt: je eindeutiger und vollständiger eine Anfrage formuliert ist, umso weniger Rückfragen gibt es bei der Bearbeitung. Es lohnt sich daher wirklich, Kollegen wiederholt um klare Angaben zu bitten. Im Beispiel der Raumanfrage ist darauf zu achten, dass Informationen zur Anzahl der teilnehmenden Personen und der gewünschten Ausstattung (Catering, Flipchart, Beamer usw.) in der Terminanfrage angegeben werden, um unnötige Rückfragen zu vermeiden.

Postfächer statt Verteiler

Anstelle von E-Mail-Postfächern werden viel zu oft noch E-Mail-Verteiler verwendet, um eine Anfrage sicherheitshalber möglichst vielen Personen zuzuleiten. Im Endeffekt führt diese Vervielfachung einer Nachricht jedoch nur zu erhöhtem Abstimmungsaufwand und im schlimmsten Fall dazu, dass Vorgänge gar nicht bearbeitet werden, weil sich jeder auf den anderen verlässt. Gemeinsame - sogenannte verteilte - Postfächer schaffen Abhilfe: mehrere Personen greifen auf dasselbe Postfach zu und können stets denselben aktuellen Bearbeitungsstand ablesen.

  

Jedes Postfach sollte einen Hauptverantwortlichen und mindestens einen Vertreter haben. Es sind Regeln festzulegen, nach denen Vorgänge als gelesen, als zugewiesen bzw. als erledigt gekennzeichnet werden. Mit einer cleveren Nutzung von Kategorien und Kennzeichnungen lässt sich ein E-Mail-Postfach wie ein Ticketsystem nutzen, aus dem die Bearbeitungsverläufe und Stati der einzelnen Vorgänge direkt ablesbar sind. Somit kann auch im Vertretungsfall - insbesondere bei Urlaub und Krankheit - das Tagesgeschäft störungsfrei weiterlaufen.

Gute Organisation als Grundlage für Wachstum

Mit dem Wachstum des Unternehmens steigen auch Anforderungen an das Office-Team. Dies zeigt sich in verschiedenen Ausprägungen:

 

Die Menge an Vorgängen steigt - Beispiel Bewerbermanagement

Ein wachsendes Unternehmen stellt neue Mitarbeiter ein, womit der Umfang der zu erfassenden Bewerbungen innerhalb eines Jahres problemlos von fünf auf 50  Bewerbungen pro Woche steigen kann. Die gelegentliche Weiterleitung von E-Mails und das Formulieren weniger Zu- oder Absagen entwickelt sich zum Management von 200 bis 250 Bewerbungen pro Monat inkl. Statusnachverfolgung und Bewerberkommunikation.

 

Die Komplexität der einzelnen Aufgaben wächst - Beispiel Travelmanagement

Expandiert ein Unternehmen ins Ausland, wird das Travelmanagement deutlich herausfordernder. Gelegentliche Inlandsreisen des Vorstandes wachsen sich zu regelmäßigen interkontinentalen Auslandsreisen mit mehreren Stationen und verschiedenen Beteiligten aus.

 

Es kommen neue Aufgaben hinzu - Beispiel Auftragsbearbeitung

Jedes wachsende Unternehmen braucht ein aussagefähiges Controlling. Die Auftragsbearbeitung muss daher verstärkt in der Lage sein, relevante Reports und Auswertungen für die Geschäftsleitung zu liefern.

  

Dieses Mehr an Aufgaben und die steigende Komplexität lässt sich in einem kleinen Team nur unter folgenden Voraussetzungen bewältigen: 

  • clevere Nutzung der vorhandenen Software-Tools
  • Festlegung eindeutiger Verantwortlichkeiten
  • Vereinbarung geeigneter Vertretungsregeln
  • Einführung kollaborativer Prozesse
  • möglichst hoher Automatisierungsgrad

Es hilft auch, den Kollegen für bestimmte Vorgänge aussagekräftiger Anleitungen zur Verfügung zu stellen (Abrechnung von Reisekosten, Buchung von Konferenzräumen etc.), da so die Menge an wiederkehrenden Fragen abnimmt und die eigene Arbeit nicht fortwährend unterbrochen wird.  

 

Die Festlegung verbindlicher Kommunikationskanäle und das konsequent freundliche Bestehen auf klaren und vollständigen Angaben minimieren den Aufwand für Suchen, Fragen und Warten und führen zu einer schnelleren Bearbeitung und größeren Zufriedenheit aller Beteiligten.

 

Mit einer exzellenten Organisation und Koordination interner Prozesse kann auch ein kompaktes Office-Team die vielfältigen kaufmännischen Aufgaben eines wachsenden Unternehmens ausgezeichnet erfüllen und die Erwartungen von Kunden und Kollegen sogar übertreffen. Es wird gerade wegen seiner Vielseitigkeit die gute Seele und der Hotspot des Unternehmens

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