Ihre Vorteile
- Die Arbeitsqualität ist gleichbleibend hoch.
- Zuständigkeiten sind klar und eindeutig und werden eingehalten.
- Die Arbeitsbelastung innerhalb Ihres Teams ist ausgewogen.
- Es existiert eine gute E-Mail-Kultur, bei der nur wichtige Informationen an die richtigen Adressaten weitergegeben werden.
- Bearbeitungsstände sind nachvollziehbar, so dass ständiges Nachfragen entfällt.
- Zugesagte Fertigstellungstermine werden eingehalten.
- Nachvollziehbare Regeln und Prozesse zur Erledigung bestimmter Aufgaben
- Es kann konzentriert gearbeitet werden, da die Arbeit nicht mehr durch Suchen und Warten unterbrochen wird.
- Rückstände gehören der Vergangenheit an, da Aufgaben flexibel verteilt und geeignete Vertretungsregelungen etabliert wurden.
- Informationen, Daten und Dokumente sind zentral gespeichert und leicht auffindbar.
- Ihre Mitarbeiter arbeiten mit Spaß, sind motiviert und engagiert. Sie suchen und finden selbständig Möglichkeiten, ihre Arbeitsabläufe immer weiter zu verbessern.
Mit meiner Unterstützung erhält Ihre Verwaltung spürbar mehr Ordnung und Struktur. Für motivierte Mitarbeiter und
begeisterte Kunden.
Erleben Sie wieder das gute Gefühl, dass Ihre Verwaltung rund läuft, gute Ergebnisse erarbeitet und die Mitarbeiter jeden Tag mit Freude an die Arbeit gehen!
Bereiche, in denen ich Sie unterstützen kann:
- Stammdatenverwaltung
- Dokumentenmanagement
- Angebotserstellung/Auftragsabwicklung
- Eingangsrechnungsprüfung
- Kostenrechnung/Budgetplanung
- Prüfung von Reisekosten- und Kreditkartenabrechnungen
- Termin- und Statusverwaltung von Vorgängen
- Empfangsorganisation
- Konferenzmanagement
- Flexible Teamorganisation für Urlaubs- und Krankheitsfälle
Beispiele erfolgreich umgesetzter Verbesserungsprojekte:
Einführung eines Dokumentenmanagementsystems
in einer Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft mit 80 Mitarbeitern incl. Konzeption und Durchführung der Mitarbeiterschulungen
Ergebnis:
- einheitliche Ablagestruktur
- kein dezentrales Abspeichern wichtiger Informationen auf persönlichen Rechnern
- erhebliche Verkürzung von Suchzeiten
Einführung eines Online-Anmeldesystems für Schulungen
in einem Softwarehaus mit 150 Mitarbeitern
statt individueller Angebotserstellung
je Interessent
Ergebnis:
- Zeitersparnis von zwei Stunden
pro Schulung im Vertriebsinnendienst
Erweiterung der vorhandenen DATEV-Software
zum automatisierten Auslesen der Daten aus Finanzamtbescheiden anstelle der manuellen Erfassung sämtlicher Angaben durch das Sekretariat in einer Steuerberatungskanzlei mit 20 Mitarbeitern
Ergebnis:
- tägliche Zeitersparnis von einer Stunde
im Sekretariat
Einführung des Workflowmanagement-Systems JIRA
zur besseren Nachvollziehbarkeit der Stati verschiedener Verwaltungsvorgänge
(u.a. Kundenangebote, Bewerbungen)
in o.g. Softwarehaus
Ergebnis:
- besserer Überblick über die aktuelle Auslastung in Sekretariat und Vertriebsinnendienst, gleichmäßiger Bearbeitungsfluss und
ständige Auskunftsbereitschaft
Einrichtung einer Kundenstammdaten- und Artikelverwaltung
Einrichtung einer zentralen Kundenstammdaten- und Artikelverwaltung
Ergebnis:
- Zeitersparnis von vier Wochen bei der jährlichen Abrechnung für 250 Wartungskunden bei signifikant verbesserter Rechnungsqualität plus Möglichkeit zur Auswertung der Umsätze