Ihre Vorteile

  • Die Arbeitsqualität ist gleichbleibend hoch.
  • Zuständigkeiten sind klar und eindeutig und werden eingehalten.
  • Die Arbeitsbelastung innerhalb Ihres Teams ist ausgewogen.
  • Es existiert eine gute E-Mail-Kultur, bei der nur wichtige Informationen an die richtigen Adressaten weitergegeben werden.
  • Bearbeitungsstände sind nachvollziehbar, so dass ständiges Nachfragen entfällt.
  • Zugesagte Fertigstellungstermine werden eingehalten.
  • Nachvollziehbare Regeln und Prozesse zur Erledigung bestimmter Aufgaben
  • Es kann konzentriert gearbeitet werden, da die Arbeit nicht mehr durch Suchen und Warten unterbrochen wird.
  • Rückstände gehören der Vergangenheit an, da Aufgaben flexibel verteilt und geeignete Vertretungsregelungen etabliert wurden.
  • Informationen, Daten und Dokumente sind zentral gespeichert und leicht auffindbar.
  • Ihre Mitarbeiter arbeiten mit Spaß, sind motiviert und engagiert. Sie suchen und finden selbständig Möglichkeiten, ihre Arbeitsabläufe immer weiter zu verbessern.

Mit meiner Unterstützung erhält Ihre Verwaltung spürbar mehr Ordnung und Struktur. Für motivierte Mitarbeiter und begeisterte Kunden.

 

Erleben Sie wieder das gute Gefühl, dass Ihre Verwaltung rund läuft, gute Ergebnisse erarbeitet und die Mitarbeiter jeden Tag mit Freude an die Arbeit gehen!


Bereiche, in denen ich Sie unterstützen kann:

  • Stammdatenverwaltung
  • Dokumentenmanagement
  • Angebotserstellung/Auftragsabwicklung
  • Eingangsrechnungsprüfung
  • Kostenrechnung/Budgetplanung
  • Prüfung von Reisekosten- und Kreditkartenabrechnungen
  • Termin- und Statusverwaltung von Vorgängen
  • Empfangsorganisation
  • Konferenzmanagement
  • Flexible Teamorganisation für Urlaubs- und Krankheitsfälle

Beispiele erfolgreich umgesetzter Verbesserungsprojekte:

Einführung eines Dokumentenmanagementsystems

in einer Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft mit 80 Mitarbeitern incl. Konzeption und Durchführung der Mitarbeiterschulungen

Ergebnis:

  • einheitliche Ablagestruktur
  • kein dezentrales Abspeichern wichtiger Informationen auf persönlichen Rechnern
  • erhebliche Verkürzung von Suchzeiten


Einführung eines Online-Anmeldesystems für Schulungen

in einem Softwarehaus mit 150 Mitarbeitern
statt individueller Angebotserstellung
je Interessent

Ergebnis:

  • Zeitersparnis von zwei Stunden
    pro Schulung im Vertriebsinnendienst


Erweiterung der vorhandenen DATEV-Software

zum automatisierten Auslesen der Daten aus Finanzamtbescheiden anstelle der manuellen Erfassung sämtlicher Angaben durch das Sekretariat in einer Steuerberatungskanzlei mit 20 Mitarbeitern

Ergebnis:

  • tägliche Zeitersparnis von einer Stunde
    im Sekretariat


Einführung des Workflowmanagement-Systems JIRA

zur besseren Nachvollziehbarkeit der Stati verschiedener Verwaltungsvorgänge
(u.a. Kundenangebote, Bewerbungen)
in o.g. Softwarehaus

Ergebnis:

  • besserer Überblick über die aktuelle Auslastung in Sekretariat und Vertriebsinnendienst, gleichmäßiger Bearbeitungsfluss und
    ständige Auskunftsbereitschaft


Einrichtung einer Kundenstammdaten- und Artikelverwaltung

Einrichtung einer zentralen Kundenstammdaten- und Artikelverwaltung

Ergebnis:

  • Zeitersparnis von vier Wochen bei der jährlichen Abrechnung für 250 Wartungskunden bei signifikant verbesserter Rechnungsqualität plus Möglichkeit zur Auswertung der Umsätze


Fehler und Probleme sind wertvolle Chancen, uns stetig weiter zu verbessern.