Warum Lean Administration?

Kommen Ihnen aus Ihrer eigenen Verwaltung einige oder vielleicht sogar alle Umstände bekannt vor?

  • Es gibt phasenweise erhebliche Rückstände in der Erledigung von Aufgaben,
    was bei Kunden und Kollegen zu Unzufriedenheit führt.
  • Die Arbeit muss wegen fehlender oder nicht ausreichender Informationen oft unterbrochen werden.
  • Es kommt immer wieder vor, dass erledigte Arbeiten neu gemacht müssen, da nicht alles korrekt war.
  • Viele Unterlagen werden mehrfach gespeichert oder archiviert, die Ablagestrukturen sind nicht eindeutig und dementsprechend umständlich ist die Suche.
  • Abläufe dauern lange, obwohl die eigentliche Bearbeitungszeit relativ kurz ist.
  • Die Bearbeitung von E-Mails verschlingt viel Zeit.
    Die Nachrichten erhalten oft  Informationen, die gar nicht benötigt werden.
  • Die Zuständigkeiten sind nicht immer klar.
  • Es gibt keine verbindlichen Vertretungsregelungen.
  • Bei manchen speziellen Tätigkeiten gibt es einen Engpass, weil nur ein Mitarbeiter über das Know How verfügt.

Besserer Kundenservice durch schlanke Prozesse

Unternehmen sind immer stärker gefordert, die Kunden und ihre Wünsche ernst zu nehmen und Kunden für ihre Produkte und Dienstleistungen zu begeistern. Mit den Methoden und Tools der Lean Administration optimiere ich Ihre Prozesse nach dem Motto: „Don’t work harder, work smarter“.

 

Es geht nicht darum, schneller zu arbeiten, sondern besser! Gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern sorge ich dafür, dass die Arbeit schnell und störungsfrei durch das Unternehmen fließt. Vor allem aber geht es mir darum, Ihre Mitarbeiter zu befähigen und zu begeistern, Ergebnisse zu erzeugen anstatt nur beschäftigt zu sein. Lean Administration zeigt erst dann Wirkung, wenn die Eigeninitiative Ihrer Mitarbeiter die Prozesse stetig vorantreibt. 

  

Lean Administration hat einen großen Werkzeugkasten mit Tools für das Selbstmanagement des Einzelnen, für optimale Zusammenarbeit im Team sowie Methoden, um den Fluss der Arbeit durch das gesamte Unternehmen zu optimieren. Kunden und ihre Anforderungen sind der Ausgangspunkt sämtlicher Verbesserungsaktivitäten. 

Mein Angebot für mehr Struktur und Effizienz

Ordnung mit der 5S-Methode

Mit Ordnung, Sauberkeit und einer durchdachten Organisation der Arbeitsplätze schaffen Ihr Team und ich die grundlegenden Voraussetzungen für eine reibungslose Erledigung der täglichen Aufgaben. 

Wertstromanalyse

Durch die systematische Ana­lyse Ihrer kaufmännischen Geschäftsprozesse machen wir Verschwendung in Form von Warte- oder Suchzeiten sichtbar und entwickeln pragmatische Vorschläge zur Verbesserung der Durchlaufzeiten.

Informationsstrukturanalyse

Laut einer Studie der Universität Berkeley verbringen Mitarbeitende täglich ca. ein Viertel ihrer Arbeitszeit mit der Suche von Informationen. Mit der Informationsstrukturanalyse helfe ich Ihnen, Zeitverluste aufgrund nicht definierter, falscher oder unzureichender Informationsflüsse aufzudecken und zu beseitigen. 

Tätigkeitsstrukturanalyse

Ihr Team und ich finden heraus, warum bestimmte Nebentätigkeiten so viel Zeit in Anspruch nehmen und wie die vielen kleinen Handgriffe im Laufe des Tages besser koordiniert und systematisiert werden können. 

Fehler und Probleme sind wertvolle Chancen, uns stetig weiter zu verbessern.