Relevante Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort

Effiziente Prozesse durch verfügbare Informationen und Daten.

Ein Unternehmen hat dauerhaft Erfolg, wenn Informationen und Daten dazu beitragen, Unternehmensziele zu erreichen. Dokumente, Daten und Kennzahlen sollen aktuell und schnell verfügbar sein. Ziel der Informationsstrukturanalyse ist es, den Mitarbeitenden die benötigten Informationen zum richtigen Zeitpunkt im erforderlichen Format zur Verfügung zu stellen.

 

Da der Erfolg sehr stark von den beteiligten Menschen und deren Bereitschaft zur Zusammenarbeit abhängt, binde ich die Mitarbeitenden direkt zu Beginn in das Projekt mit ein. Dabei klären wir folgende Fragen: 

  • Inhalt: Welche Informationen werden benötigt?
  • Lieferant: Wer stellt die Informationen bereit?
  • Häufigkeit: Wie oft wird eine Information benötigt?
  • Format: In welcher Form soll die Information vorliegen?
  • Medium: Wie soll eine Information transportiert werden?
  • Relevanz: Wie wichtig ist eine Information für die Aufgabenerfüllung?

Eine sorgfältige Bedarfsanalyse sichert den späteren Projekterfolg.

Zur Ermittlung des Informationsbedarfs setze ich verschiedene Methoden wie Interviews, Fragebögen, Beobachtung und das Studium von Formularen oder Checklisten ein. Der subjektive Informationsbedarf geht von der Sichtweise des Mitarbeitenden aus und umfasst jene Informationen, die diesem zur Erledigung seiner Aufgabe relevant erscheinen. Der objektive Informationsbedarf leitet sich aus den zu erfüllenden Aufgaben ab und gibt an, welche Informationen ein Mitarbeitender verwenden sollte. Diesen gilt es zu ermitteln, um den Umfang der bereitzustellenden Informationen auf das notwendige Maß zu reduzieren und die Bearbeitungszeit einzelner Vorgänge spürbar zu verkürzen

Fehler und Probleme sind wertvolle Chancen, uns stetig weiter zu verbessern.