Mittels Tätigkeitsstrukturanalye erkennen, wo die Zeit bleibt.
Die Tätigkeitsstrukturanalyse hilft beim Aufdecken der Zeitfresser im täglichen Ablauf.
Mit der Tätigkeitsstrukturanalyse (TSA) decke ich Verschwendung auf, die im Rahmen der Wertstromanalyse nicht ermittelt werden konnte. Sie kommt dann zur Anwendung, wenn Ihre Mitarbeiter regelmäßig feststellen, dass sie tagsüber zwar durchgängig beschäftigt waren, aber am Ende nicht wissen, was sie eigentlich gemacht haben. Es geht also um die Sichtbarmachung von Verschwendung außerhalb der Hauptprozesse. Zusammen mit der Wertstromanalyse bekommen wir so ein sehr differenziertes und ausführliches Bild über die Optimierungspotentiale in Ihrem Unternehmen.
Ursachen von Zeitverlust
Der Verlust von Arbeitszeit ergibt sich außerhalb der Kerntätigkeiten insbesondere durch folgende Umstände:
- Unklare oder wechselnde Zuständigkeiten
- Doppelarbeiten
- Unklare Abgrenzungen von Tätigkeiten
- Abweichungen zwischen Stellenbeschreibung und tatsächlicher Arbeitsaufgaben
Für viele kleine Nebenaufgaben ist nicht eindeutig geregelt, wer sie erledigen soll. Jeder Mitarbeiter fühlt sich irgendwie zuständig und erledigt die "Kleinigkeiten" dann, wenn gerade Zeit ist. Es fehlt an einer klaren Verteilung der Verantwortlichkeiten und oft auch an grundsätzlichen Überlegungen zur Sinnhaftigkeit von Aufgaben.
Zeiterfassung über einen gewissen Zeitraum schafft Klarheit.
Im Mittelpunkt der TSA steht die empirische Erhebung (mittels Zeiterfassung) der tagtäglich durchgeführten Arbeiten durch die Mitarbeiter selbst sowie die anschließende Bewertung als Kerntätigkeiten (bspw. das Erstellen von Rechnungen), Nebentätigkeiten (im Beispiel das Drucken und die Versandvorbereitung) oder organisatorische Tätigkeit (bspw. Teammeetings, Urlaubsplanung). Aus der Klassifizierung der täglichen Arbeiten plus Zuordnung der dafür aufgewandten Zeiten wird schnell die Gesamtrelation zwischen Kern- und Nebentätigkeiten sowie den sogenannten „Zeitfressern“ deutlich.
Die Tätigkeitsstrukturanalyse ist eine optimale Ergänzung zur Wertstromanalyse administrativer Prozesse. Gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern ermittele ich systematisch den Zeitaufwand und den Umfang der verschiedenen Aufgaben (Arbeiten) innerhalb ihres Teams. Eine entsprechende Übersicht ermöglicht den Mitarbeitern eine effizientere Tagesplanung, die sich durch zeitliche Bündelung einzelner Arbeitspakete, die Neuverteilung von Aufgaben oder einfach durch Weglassen ergeben kann.