PROzess150

Verbesserung kaufmännischer Prozesse in kleinen und mittleren Unternehmen.

PROzess150 ist ein modular aufgebautes Beratungskonzept speziell für kleine und mittlere Unternehmen bis 150 Mitarbeiter. Jedes Modul ist in sich abgeschlossen und liefert ein konkretes Ergebnis, mit dem Sie Ihre Verwaltungsabläufe weiter verbessern können. Damit Ihr Verwaltungsteam alle anfallenden Aufgaben wieder zeitnah, in hoher Qualität und mit spürbarer Freude erledigt.


Kommen Ihnen aus Ihrer eigenen Verwaltung einige oder vielleicht sogar alle Umstände bekannt vor?

  • Es gibt phasenweise erhebliche Rückstände in der Erledigung von Aufgaben,
    was bei Kunden und Kollegen zu Unzufriedenheit führt.
  • Die Arbeit muss wegen fehlender oder nicht ausreichender Informationen oft unterbrochen werden.
  • Es kommt immer wieder vor, dass erledigte Arbeiten neu gemacht müssen, da nicht alles korrekt war.
  • Viele Unterlagen werden mehrfach gespeichert oder archiviert, die Ablagestrukturen sind nicht eindeutig und dementsprechend umständlich ist die Suche.
  • Abläufe dauern lange, obwohl die eigentliche Bearbeitungszeit relativ kurz ist.
  • Die Bearbeitung von E-Mails verschlingt viel Zeit.
    Die Nachrichten erhalten oft  Informationen, die gar nicht benötigt werden.
  • Die Zuständigkeiten sind nicht immer klar.
  • Es gibt keine verbindlichen Vertretungsregelungen.
  • Bei manchen speziellen Tätigkeiten gibt es einen Engpass, weil nur ein Mitarbeiter über das Know How verfügt.

PROzess150 bringt spürbar mehr Ordnung und Struktur in Ihre Verwaltung und steigert die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter und Kunden signifikant.

 

Erleben Sie wieder das gute Gefühl, dass Ihre Verwaltung rund läuft, gute Ergebnisse erarbeitet und die Mitarbeiter jeden Tag mit Freude an die Arbeit gehen!


Was werden Sie mit PROzess150 erreichen?

  • Die Arbeitsqualität ist gleichbleibend hoch.
  • Zuständigkeiten sind klar und eindeutig und werden eingehalten.
  • Die Arbeitsbelastung innerhalb Ihres Teams ist ausgewogen.
  • Es existiert eine gute E-Mail-Kultur, bei der nur wichtige Informationen an die richtigen Adressaten weitergegeben werden.
  • Bearbeitungsstände sind nachvollziehbar, so dass ständiges Nachfragen entfällt.
  • Zugesagte Fertigstellungstermine werden eingehalten.
  • Nachvollziehbare Regeln und Prozesse zur Erledigung bestimmter Aufgaben
  • Es kann konzentriert gearbeitet werden, da die Arbeit nicht mehr durch Suchen und Warten unterbrochen wird.
  • Rückstände gehören der Vergangenheit an, da Aufgaben flexibel verteilt und geeignete Vertretungsregelungen etabliert wurden.
  • Informationen, Daten und Dokumente sind zentral gespeichert und leicht auffindbar.
  • Ihre Mitarbeiter arbeiten mit Spaß, sind motiviert und engagiert. Sie suchen und finden selbständig Möglichkeiten, ihre Arbeitsabläufe immer weiter zu verbessern.

Bereiche, in denen ich Sie unterstützen kann:

  • Stammdatenverwaltung
  • Dokumentenmanagement
  • Angebotserstellung/Auftragsabwicklung
  • Eingangsrechnungsprüfung
  • Faktura
  • Kostenrechnung/Budgetplanung
  • Prüfung von Reisekosten- und Kreditkartenabrechnungen
  • Termin- und Statusverwaltung von Vorgängen
  • Konferenzmanagement
  • Flexible Teamorganisation für Urlaubs- und Krankheitsfälle

Beispiele erfolgreich umgesetzter Verbesserungsprojekte:

Einführung eines Dokumentenmanagementsystems

in einer Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft mit 80 Mitarbeitern incl. Konzeption und Durchführung der Mitarbeiterschulungen

Ergebnis:

  • einheitliche Ablagestruktur
  • kein dezentrales Abspeichern wichtiger Informationen auf persönlichen Rechnern
  • erhebliche Verkürzung von Suchzeiten


Einführung eines Online-Anmeldesystems für Schulungen

in einem Softwarehaus mit 150 Mitarbeitern
statt individueller Angebotserstellung
je Interessent

Ergebnis:

  • Zeitersparnis von zwei Stunden
    pro Schulung im Vertriebsinnendienst


Erweiterung der vorhandenen DATEV-Software

zum automatisierten Auslesen der Daten aus Finanzamtbescheiden anstelle der manuellen Erfassung sämtlicher Angaben durch das Sekretariat in einer Steuerberatungskanzlei mit 20 Mitarbeitern

Ergebnis:

  • tägliche Zeitersparnis von einer Stunde
    im Sekretariat


Einführung des Workflowmanagement-Systems JIRA

zur besseren Nachvollziehbarkeit der Stati verschiedener Verwaltungsvorgänge
(u.a. Kundenangebote, Bewerbungen)
in o.g. Softwarehaus

Ergebnis:

  • besserer Überblick über die aktuelle Auslastung in Sekretariat und Vertriebsinnendienst, gleichmäßiger Bearbeitungsfluss und
    ständige Auskunftsbereitschaft


Einrichtung einer Kundenstammdaten- und Artikelverwaltung

Einrichtung einer zentralen Kundenstammdaten- und Artikelverwaltung

Ergebnis:

  • Zeitersparnis von vier Wochen bei der jährlichen Abrechnung für 250 Wartungskunden bei signifikant verbesserter Rechnungsqualität plus Möglichkeit zur Auswertung der Umsätze


Der genaue Ablauf der Zusammenarbeit

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1. Das erste Kennenlernen - ein Telefongespräch

Nach Ihrer Kontaktaufnahme vereinbaren wir einen Telefontermin. In diesem ca. 30 minütigen Telefonat stellen Sie mir Ihre aktuelle Herausforderung dar und wir bekommen einen ersten Eindruck voneinander. Falls wir uns eine Zusammenarbeit vorstellen können, vereinbaren wir einen Folgetermin für ein persönliches Kennenlernen bei Ihnen im Unternehmen.



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2. Ihr Anliegen genau verstehen - das Erstgespräch

In einem zweistündigen Gespräch in Ihren Räumen möchte ich Ihr Anliegen besser verstehen und herausfinden, welches konkrete Problem Sie lösen möchten.

Im Ergebnis erhalten Sie ein individuelles Angebot. Dieses erste Gespräch ist für Sie selbstverständlich kostenlos.



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3. Ihr Team ins Boot holen - Basisworkshop(s)

Wenn Sie sich für eine Zusammenarbeit mit mir entscheiden, werde ich mit Ihren Mitarbeitern (und ggf. weiteren Beteiligten) zunächst einen oder mehrere Workshops veranstalten.

Hier werden wir die verschiedenen Aufgaben, die Zuständigkeiten sowie die Probleme im Tagesgeschäft benennen und zusammenstellen. Selbstverständlich liegt der Schwerpunkt hier auf der von Ihnen im Erstgespräch formulierten Problemstellung. Meist wird schon in dem/den Workshop/s deutlich, dass ein unterschiedliches Verständnis von Verantwortlichkeiten und Arbeitsabläufen besteht und es ergeben sich bereits erste Ansätze zur Verbesserung. 

Im Ergebnis erhalten Sie eine kommentierte Foto-Dokumentation der wichtigsten Erkenntnisse. Diese Dokumentation hilft bei der Bestimmung der nächsten Schritte.



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4. Mit Ihrem Team im Tagesgeschäft - Beobachtungsphase

In dieser Phase geht es darum, das Team bei der täglichen Arbeit zu beobachten, um Routinen zu verstehen und Schwachstellen zu erkennen. Durch Beobachten und Hinterfragen der einzelnen Arbeitsschritte und Tätigkeiten während der Ausführung gewinne ich einen guten Überblick über die alltäglichen Probleme Ihres Teams.  

Im Ergebnis erhalten Sie eine schriftliche Dokumentation der Problemfelder im Tagesgeschäft, immer bezogen auf den Gegenstand des Auftrags.



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5. Problemanalyse und Entwicklung von Lösungsvorschlägen

In Gesprächen und/oder Workshops mit den Prozessbeteiligten gilt, die Ursachen der relevanten Schwachstellen zu ermitteln. Hier kommen verschiedene strukturierte Methoden zum Einsatz, um die ursächlichen Bedingungen vollständig zu erfassen.

 

Erst im Anschluss werden Vorschläge zur Lösung der relevanten Problemfelder erarbeitet. Nachhaltige Verbesserungen können künftig nur entstehen, wenn die Lösungen an der Problemursache ansetzen.

Im Ergebnis erhalten Sie eine schriftliche Dokumentation der Problem-Ursachen sowie einen Katalog möglicher Maßnahmen, um das bzw. die Probleme nachhaltig zu beheben. Auf Wunsch erstelle ich gern Budgets für Umsetzung der einzelnen Maßnahmen und/oder treffe eine Vorauswahl externer Dienstleister (bspw. bei der Einführung neuer Softwaretools).



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6. Auswahl und Planung

In dieser Phase werden wir gemeinsam mit Ihrem Team und den weiteren Beteiligten festlegen, welche der identifizierten Maßnahmen in welcher Reihenfolge umgesetzt werden sollen.
Maßnahmen können organisatorische sowie technologische Veränderungen bedeuten, wie z.B. veränderte Zuständigkeiten, neue Arbeitsroutinen, den Einsatz neuer Software und/oder die Weiterbildung Ihrer Mitarbeiter.

Im Ergebnis erhalten Sie einen schriftlichen Projekt- und Budgetplan incl. Verantwortlichkeiten, Terminen, Meilensteinen und Kosten.



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7. Umsetzung und Überprüfung der Ergebnisse

In der letzten Phase werden die definierten Maßnahmen in der festgelegten Reihenfolge umgesetzt. Dabei werde ich Ihr Team eng begleiten und unterstützen, damit die Umstellung auf neue veränderte Arbeitsweisen, die Übernahme neuer Aufgaben und ggf. die Arbeit mit neuen Softwaretools möglichst reibungslos gelingt und Ihre Mitarbeiter die neuen Routinen mit nachhaltigem Erfolg umsetzen können.



Übrigens: Veränderungen sind auch im Kleinen möglich!

Um Zusammenarbeit effizienter zu gestalten muss nicht immer ein Riesenprojekt gestartet werden! Manchmal reicht es auch völlig, vorhandene Software cleverer zu nutzen. Gemeinsame E-Mail-Postfächer beispielsweise lassen sich durch die Verwendung von Kategorien und Kennzeichnungen wie ein Ticketsystem organisieren und sorgen für einen gleichen aktuellen Wissensstand im gesamten Team.

Ohne dass irgendetwas neu angeschafft werden muss.


Fehler und Probleme sind wertvolle Chancen, uns stetig weiter zu verbessern.